Prawo

UCHWAŁA NR 95/2024
ZARZĄDU POWIATU ŁĘCZYCKIEGO

z dnia 23 grudnia 2024 r.

w sprawie: ustalenia „Procedury przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa oraz
podejmowania działań następczych przez Zarząd Powiatu Łęczyckiego”

Na podstawie art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (t.j.: Dz. U.
z 2024 r. poz. 107) w związku z art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów (Dz. U.
z 2024r. poz. 928), Zarząd Powiatu Łęczyckiego uchwala, co następuje:
§ 1. Ustala się „Procedurę przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania
działań następczych przez Zarząd Powiatu Łęczyckiego” stanowiącą Załącznik do niniejszej Uchwały.
§ 2. Wykonanie uchwały powierza się Pełnomocnikowi ds. zgłoszeń.
§ 3. Uchwała wchodzi w życie z dniem 25 grudnia 2024r.

Starosta Łęczycki
Janusz Mielczarek

Wicestarosta Powiatu Łęczyckiego
Wojciech Zdziarski

Członek Zarządu
Bogusław Foks

Członek Zarządu
Małgorzata Raczkiewicz

Załącznik Nr 1 do uchwały Nr 95/2024
Zarządu Powiatu Łęczyckiego
z dnia 23 grudnia 2024 r.

PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH ORAZ PODEJMOWANIA
DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH PRZEZ ZARZĄD POWIATU ŁĘCZYCKIEGO

§ 1. PRZEDMIOT PROCEDURY

1. Procedura określa zasady i tryb przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań
następczych przez Zarząd Powiatu Łęczyckiego.
2. System przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie naruszeń prawa za pośrednictwem specjalnych,
łatwo dostępnych kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę Sygnalisty przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.§

§ 2. DEFINICJE

Ilekroć w Procedurze jest mowa o:
1. Organie publicznym – rozumie się przez to Zarząd Powiatu Łęczyckiego;
2. Procedurze – rozumie się przez to Procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania
działań następczych;
3. Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa
w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, w tym pracownika, byłego pracownika, osobę ubiegającą się o zatrudnienie, osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażystę, wolontariusza, praktykanta;
4. Zgłoszeniu – rozumie się przez to informację o naruszeniu prawa, dokonaną za pośrednictwem
przeznaczonych do tego kanałów komunikacji do organu publicznego;
5. Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę wskazaną w zgłoszeniu jako osobę,
która dopuściła się naruszenia prawa;
6. Informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazaną Sygnaliście przez organ informację na temat
planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
7. Działaniu następczym – rozumie się przez to postępowanie prowadzone w związku ze złożonym
zgłoszeniem;
8. Kanale Zgłaszania - należy przez to rozumieć platformę ochrony sygnalistów, działającą pod adresem
https://app.sygnali.pl/, stanowiącą system teleinformatyczny, będący narzędziem technicznym służącym do
obsługi zgłoszeń, za pośrednictwem którego osoba upoważniona może przyjmować zgłoszenia zewnętrzne,
a także podejmować czynności następcze oraz dokonywać innych czynności związanych z obsługą zgłoszeń zewnętrznych;
9. Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie
w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które
narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę
sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.

§ 3. SPOSÓB PRZEKAZANIA ZGŁOSZENIA

1. Zgłoszenia można dokonać za pośrednictwem platformy, o której mowa w § 2 pkt 8, korzystając
z formularza: https://app.sygnali.pl/#/form/84e932b7492a4688866b2da1434287e7

2. Instrukcja dodawania zgłoszenia za pośrednictwem platformy, przeznaczona dla potencjalnych
sygnalistów, dostępna jest pod adresem https://pomoc.mwc.pl/sygnalista/.
3. W ramach środków komunikacji zgłoszeń zapewniona zostanie poufność i integralność danych
przekazywanych przez sygnalistów, w tym ich zabezpieczenie przed odczytaniem przez osoby nieuprawnione.
4. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania
fałszywych zgłoszeń. Osoba dokonująca zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło (tzw.
zgłoszenie w złej wierze) podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.
5. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego.

§ 4. TREŚĆ ZGŁOSZENIA

1. Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej następujące informacje:
a) szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa, w tym kiedy, gdzie, w jaki sposób doszło do naruszenia
prawa;
b) wskazanie osoby, która dokonała, zamierza dokonać naruszenia prawa;
c) dowody na poparcie zgłoszenia (jeśli są dostępne);
d) dane umożliwiające kontakt, jeżeli Sygnalista chce otrzymać Informację zwrotną w związku z dokonanym
zgłoszeniem, a także w celu uzyskania informacji o ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego
wszczętego w związku z dokonanym zgłoszeniem.
2. Sygnalista nie może przekazać zgłoszenia anonimowo. Takie zgłoszenia nie będą rozpatrywane.
3. Zgłoszenia niespełniające wymogów określonych procedurą, wykraczające poza jej zakres
przedmiotowy, czy też przekazane poza kanałami wyznaczonymi przez Organ nie będą podlegały rozpatrzeniu.

§ 5. OCHRONA SYGNALISTY

1. Zgłoszenia może dokonać osoba fizyczna, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w podmiocie
prawnym w kontekście związanym z pracą (Sygnalista).
2. Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie
sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928), od chwili dokonania zgłoszenia.
3. Ochrona Sygnalistów jest zapewniona poprzez:
a) ochronę tożsamości, chyba że organ otrzyma od Sygnalisty wyraźną zgodę na ujawnienie danych;
b) zapewnienie ochrony poufności tożsamości innych osób, jeżeli zgłoszenie dotyczy także ich;
c) udział w procesie rozpatrywania zgłoszenia bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania
poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;
d) zapewnienie, że dostęp do danych Sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby;
e) ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym zgłoszeniem.
4. Na żądanie Sygnalisty organ wyda w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie
potwierdzające, że Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi.
5. W przypadku podjęcia wobec Sygnalisty działań odwetowych, Sygnalista ma prawo do odszkodowania
(w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim
roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "M.P." przez
Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.

§ 6. NARUSZENIA PRAWA, KTÓRE PODLEGAJĄ ZGŁOSZENIU

1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście
prawa dotyczące:
a) korupcji
b) zamówień publicznych,
c) usług, produktów i rynków finansowych,
d) zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
f) bezpieczeństwa transportu,
g) ochrony środowiska,
h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
i) bezpieczeństwa żywności i pasz,
j) zdrowia i dobrostanu zwierząt,
k) zdrowia publicznego,
l) ochrony konsumentów,
m) ochrony prywatności i danych osobowych,
n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz
Unii Europejskiej,
p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa
oraz opodatkowania osób prawnych,
q) konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki
z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.
2. Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego
naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w obszarze objętym kompetencjami Organu.

§ 7. SPOSÓB POSTĘPOWANIA Z OTRZYMANYMI ZGŁOSZENIAMI

1. Zgłoszenia naruszeń prawa są przyjmowane i weryfikowane przez Pełnomocnika ds. zgłoszeń w zakresie
wiarygodności zgłoszenia oraz odpowiedzialności Organu za rozpatrzenie zgłoszenia i przeprowadzanie
działań następczych.
2. Dostęp do Kanałów Zgłaszania posiada Pełnomocnik ds. zgłoszeń.
3. W przypadku, gdy zgłoszenie nieprawidłowości dotyczy osoby wskazanej w ust. 2, bądź w przypadku
niemożności wykonywania przez nią czynności, zgłoszenie przyjmuje i czynności określone w Procedurze
wykonuje Informatyk w Wydziale Organizacyjno – Administracyjnym i Spraw Obywatelskich Starostwa
Powiatowego w Łęczycy.
4. Jeżeli zgłoszenie zewnętrzne zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika Starostwa
Powiatowego w Łęczycy pracownik ten jest zobowiązany do:
a) nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości Sygnalisty lub osoby, której dotyczy
zgłoszenie;
b) niezwłocznego przekazania zgłoszenia Pełnomocnikowi ds. zgłoszeń - bez wprowadzania zmian w tym
zgłoszeniu.
5. Po otrzymaniu zgłoszenia, Pełnomocnik ds. zgłoszeń, w terminie 7 dni od dnia wpływu:
a) dokonuje wstępnej analizy zgłoszenia;
b) wydaje Sygnaliście potwierdzenie dokonania zgłoszenia. Potwierdzenia dokonuje się na adres do kontaktu przekazany przez Sygnalistę, chyba że, Sygnalista nie wskazał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.
6. Zgłoszenie pozostaje bez rozpoznania w przypadku:
a) gdy zostaje dokonane przez osobę nie spełniającą wymogu określonego w § 2 pkt 3;
b) gdy nie dotyczy zakresu określonego w § 6 ust. 1;
c) gdy jest anonimowe;
d) gdy jest przekazane poza kanałami wyznaczonymi przez Organ,
e) gdy jest w oczywisty sposób bezzasadne,
f) gdy nie zawiera zapisów pozwalających zidentyfikować zakres przedmiotowy lub podmiotowy zgłoszenia.
7. W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego Organ może
przekazać zgłoszenie:
a) jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;
b) innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.
8. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania
organu, organ przekaże je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. Przekazaniu podlegają także zgłoszenia anonimowe.
9. Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej
już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych
nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia.
Organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenia o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia - organ
pozostawi je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej.
10. Organ - jeżeli przewidują to przepisy odrębne, bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom,
organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu w celu
prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki.

§ 8. DZIAŁANIA NASTĘPCZE

1. Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do
zakresu działania Organu, Pełnomocnik ds. zgłoszeń podejmie dalsze kroki w celu zbadania sprawy.
2. Pełnomocnik ds. zgłoszeń prowadzi działania weryfikacyjne zapewniając niezależność, obiektywizm
i kompetencje.
3. Pełnomocnik ds. zgłoszeń powołany zostaje uchwałą Zarządu i prowadzi postępowanie na podstawie
upoważnienia.
4. Przy weryfikacji zgłoszenia, o ile będzie to uzasadnione stanem faktycznym opisanym w zgłoszeniu,
zaangażowani mogą zostać specjaliści i niezależni konsultanci, np. poprzez sporządzenie opinii dotyczącej
przedmiotu zgłoszenia.
5. W trakcie prowadzenia postępowania wyjaśniającego, Pełnomocnik ds. zgłoszeń ma prawo do:
a) dostępu do dokumentów i danych podległych Organowi jednostek;
b) uzyskiwania przetworzonych i nieprzetworzonych informacji od pracowników podległych Organowi
jednostek;
c) uzyskiwanie ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników i zleceniobiorców podległych Organowi
jednostek;
d) dostępu do pomieszczeń podległych Organowi jednostek w celu dokonania wizji lokalnej lub zabezpieczenia dowodów;
e) korzystania z pomocy Inspektora Danych Osobowych.
6. W ramach postępowania Pełnomocnik ds. zgłoszeń może zwrócić się do Sygnalisty o wyjaśnienia lub
udzielenie dodatkowych informacji. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub
dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, Organ
odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
7. Po przeprowadzeniu weryfikacji zgłoszenia, Pełnomocnik ds. zgłoszeń podejmuje decyzję co do
zasadności zgłoszenia. W przypadku zgłoszenia zasadnego, Pełnomocnik ds. zgłoszeń może wydać
rekomendacje o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która
dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w zgłoszeniu, w przyszłości.
8. Informację z weryfikacji wraz z rekomendacjami, Pełnomocnik ds. zgłoszeń przedkłada Organowi, który
określa ewentualne dalsze działania i osoby odpowiedzialne za ich realizację.

§ 9. INFORMACJE ZWROTNE

1. Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, Pełnomocnik ds.
zgłoszeń poinformuje osobę dokonującą zgłoszenie o odstąpieniu od jego przekazania albo od jego
rozpatrywania oraz o przyczynie odstąpienia.
2. Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, Organ może poinformować Sygnalistę, że
informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych,
w szczególności jako podmiot powództwa cywilnego, zawiadomieniu o podejrzeniu popełnienia przestępstwa,
skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym
organom do rozpatrzenia w innym trybie. Poinformowanie Sygnalisty nie wpływa w szczególności na
dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub
sposób zakończenia postępowania. Informacja przekazana Sygnaliście zawiera pouczenie w tym zakresie.
3. Pełnomocnik ds. zgłoszeń poinformuje Sygnalistę o przekazaniu zgłoszenia do innego organu
publicznego, jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie
nienależącej do zakresu działania Organu.
4. Pełnomocnik ds. zgłoszeń przekazuje Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym
3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym
6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem 3 miesięcznego terminu.
5. Pełnomocnik ds. zgłoszeń poinformuje Sygnalistę o odstąpieniu przez Organ od podjęcia działań
następczych, podając uzasadnienie odstąpienia, albo o ostatecznym wyniku działań następczych realizowanych na skutek zgłoszenia.

§ 10. REJESTR ZGŁOSZEŃ

1. Wszystkie zgłoszenia organ odnotowuje w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.
2. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych obejmuje:
a) numer zgłoszenia;
b) przedmiot naruszenia prawa;
c) dane osobowe Sygnalisty niezbędne do jego identyfikacji;
d) dane osobowe Osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do jego identyfikacji;
e) datę dokonania zgłoszenia;
f) informację o podjętych działaniach następczych;
g) informację o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa w § 5 ust. 4 Procedury;
h) datę zakończenia sprawy;
i) informacje o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, o którym mowa w § 7 ust. 9 Procedury;
j) szacunkową szkodę majątkową jeżeli została stwierdzona oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań
dotyczących naruszenia, które było przedmiotem zgłoszenia o ile Organ posiada te dane.
3. Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Pełnomocnik ds. zgłoszeń.

§ 11. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Organ dokonuje przeglądu Procedury co najmniej raz na trzy lata
2. Pełnomocnik ds. zgłoszeń przekazuje zainteresowanym osobom informacje na temat Procedury zgłoszeń
zewnętrznych, w tym umieszcza na stronie Biuletynu Informacji Publicznej informacje dotyczące Procedury.
3. Zmiany procedury następują w trybie właściwym do jej przyjęcia.
4. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy ustawy o ochronie sygnalistów, przepisy
powszechnie obowiązujące oraz właściwe przepisy wewnętrzne obowiązujące Organ.